Mover seus negócios para um novo local de escritório é um processo de várias etapas que requer planejamento cuidadoso e várias etapas de preparação. Como em qualquer projeto grande, é melhor dividir a carga de trabalho e atribuir tarefas específicas a diferentes funcionários. Iniciar o processo cedo e manter a comunicação aberta e frequente são as chaves para uma mudança bem-sucedida e menos estressante.
Criar uma linha do tempo
Crie uma linha do tempo que inclua todos os estágios essenciais de sua mudança. Para garantir que o cronograma seja viável, discuta o plano com todos os membros da equipe envolvidos na mudança. Seja realista sobre quanto tempo você precisará. Um escritório pequeno pode precisar de pelo menos três meses para se preparar, enquanto um escritório de médio a grande porte pode precisar planejar por seis a oito meses ou mais. De qualquer forma, a chave é iniciar o mais cedo possível.
Projete o novo espaço
O próximo passo é coletar todas as informações disponíveis no novo espaço. Tente obter plantas ou um layout de piso para poder identificar os principais componentes, como tomadas elétricas e espaço de armazenamento, e começar a projetar o novo layout de escritório. Também é uma boa idéia ter um plano de layout geral para o seu espaço atual para poder comparar os dois. Se houver áreas no escritório atual que não estão funcionando, identifique-as agora para que os mesmos problemas possam ser evitados em seu novo espaço.
Além disso, faça uma lista de possíveis problemas com o novo espaço, como uma área de recepção menor ou menor capacidade de armazenamento ou talvez um espaço aberto maior que exija mais cubículos ou paredes temporárias. Pode ser necessário contratar carpinteiros, pintores, eletricistas, instaladores de sistemas ou outros profissionais para construir paredes, adicionar fiação ou fazer alterações cosméticas antes de se mudar.
Crie sua equipe em movimento
Para escritórios de médio a grande porte, nomeie alguém (ou peça voluntários) de cada departamento ou divisão para coordenar sua área específica. Isso pode ser atribuído ao supervisor ou gerente do departamento, que pode garantir que cada funcionário se responsabilize por embalar sua mesa, arquivos e itens pessoais. Para escritórios menores, você pode estar sozinho. Nesse caso, identifique algumas pessoas importantes que podem ajudar na coordenação da mudança.
Sua equipe também pode ajudar a identificar problemas atuais com o espaço antigo e encontrar possíveis soluções para o novo escritório. Essa é uma ótima maneira de incorporar outros pontos de vista e obter consenso em movimento, principalmente se alguns funcionários não apoiarem a mudança.
Realizar reuniões regulares
Em sua programação, defina reuniões regulares para discutir a mudança e seu progresso com todos os funcionários. É importante manter todos informados e reservar tempo para abordar as preocupações e comentários dos funcionários. A mudança é estressante para todos os envolvidos e pode ser mais estressante se as decisões não forem adequadamente comunicadas.
Determine seu orçamento
Se você tiver um valor de orçamento específico atribuído à sua mudança, é importante identificar os custos antes de contratar os transportadores ou mesmo antes de embalar a primeira caixa.
Atribuir tarefas
Faça com que sua equipe de mudança crie uma lista de tarefas que precisam ser concluídas nas semanas anteriores à sua mudança e verifique se as tarefas críticas foram adicionadas à linha do tempo / cronograma. Pergunte a cada gerente ou supervisor de departamento o que é exigido em sua área, que pode incluir provedores de serviços especializados, como instaladores de linhas telefônicas ou especialistas em redes de computadores. Verifique também se as áreas comuns são cobertas, como a área de recepção, o saguão e os espaços de armazenamento.
Contrate os Movers
A contratação de empresas de mudanças é uma das tarefas mais críticas na mudança de negócios, e há empresas de mudanças especializadas em mudanças de escritório. Como qualquer mudança de residência, é importante garantir que a empresa seja confiável e que você esteja recebendo o melhor serviço pelo custo. Faça sua pesquisa, faça as perguntas certas e peça à empresa que procure seu escritório para avaliar sua mudança.
Essa tarefa pode ser atribuída a uma pessoa ou grupo ou a algumas pessoas diferentes, cada uma chamando empresas específicas e comparando notas. De qualquer forma, comece cedo para garantir o melhor preço e a adequação às suas necessidades.
Faça uma lista de contatos
Uma lista de contatos ajuda a garantir que todos com quem você faz negócios, incluindo fornecedores e clientes, saibam que você está se mudando. É uma boa idéia atribuir essa tarefa a uma pessoa para supervisionar, a fim de impedir que os contatos caiam nas fendas. Notificar clientes e clientes exige comunicações específicas sobre o seu novo local e como a empresa operará durante a mudança. Essas informações são essenciais para garantir que seus clientes não procurem outros serviços.