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Mover um escritório é complicado. Com tantas coisas para fazer, é fácil ignorar tarefas menores, mas vitais. Para manter seu escritório no caminho certo, use o seguinte guia de lista de verificação que garantirá que nada seja deixado de lado.
Além disso, verifique se você possui uma lista de verificação de tarefas essenciais para ajudar seu escritório a mudar.
Clientes e Clientes
É uma boa ideia informar sua base de clientes sobre a mudança primeiro, de preferência pelo menos um mês antes da mudança. Forneça informações sobre o novo local, enviando uma carta formal ou um email com um mapa anexado ou anexado a todos no banco de dados da empresa. Ou, no caso de uma loja de varejo, colocando um mapa e uma placa de notificação na porta da frente e fornecendo um pequeno folheto a cada compra. Publique as informações em sua página da Web com instruções fáceis de seguir e quaisquer detalhes que farão com que seus clientes voltem; isso pode incluir uma venda de “mudança” ou uma festa de abertura oficial.
Você também deve informar seus clientes se você fechará durante a mudança ou reduzirá seu horário. Este será um aviso crítico para garantir que os clientes não fiquem frustrados se a porta estiver trancada. Saber com antecedência quando você estará aberto para negócios economizará muitas ligações telefônicas de seus clientes e impedirá que eles procurem o concorrente para obter serviços. Em outras palavras, informe seus clientes sobre seu plano de manutenção durante a transição.
Provedores de serviços, fornecedores e agências governamentais
Notifique os serviços e fornecedores que sua empresa utiliza regularmente. Pode incluir uma impressora, courier, loja de material de escritório ou provedor de serviços de Internet.
Bancos e Seguros
Os bancos exigirão notificação antecipada; você precisará alterar o endereço nos cheques da empresa e imprimi-los, notificar as empresas de cartão de crédito e quaisquer outras instituições financeiras ou prestadores de serviços. Você pode decidir que sua empresa se beneficiaria da transferência de contas comerciais de um banco para outro ou de uma agência para outra; fale com o seu representante do banco sobre os serviços disponíveis no novo local / bairro.
As companhias de seguros também precisam ser notificadas com antecedência. Eles precisarão avaliar o novo espaço e fornecer uma nova estimativa, se aplicável. Este é um ótimo momento para conversar com sua seguradora sobre a mudança de seguro e o que você precisará para garantir que seu escritório esteja protegido.
Alterar mensagens telefônicas recebidas
Além de atualizar as informações da empresa e os materiais de marketing, há outras maneiras de garantir que o público aprenda sobre a próxima mudança. Adicione uma notificação ao serviço de secretária eletrônica / correio de voz informando a data da mudança, para onde você está indo e como isso pode afetar o serviço. Além disso, forneça informações de contato para os clientes que possam ter preocupações específicas.
Peça aos funcionários que também alterem sua linha de correio de voz direta com informações em movimento e o novo endereço. Novamente, é uma maneira fácil de lembrar os contatos da mudança e informar aqueles que não estão no banco de dados de contatos da mudança.
Alterar sua linha de assinatura
Adicionar um aviso na linha de assinatura de email a todos os funcionários garante que todos os emails enviados lembrem ao destinatário a próxima mudança. Essa é uma ótima maneira de alcançar pessoas que não estão na lista de contatos da empresa.
Correspondência de saída de carimbo
Adquira um selo vermelho que indica "Anote o novo endereço"; os selos geralmente podem ser comprados em uma loja de material de escritório. Carimbo timbrado atualizado para garantir que os destinatários estejam cientes da alteração de endereço. Observe que esta etapa da notificação pode não ser aplicável até que a movimentação seja concluída.
Telefone
Esse deve ser o primeiro utilitário que você entrar em contato sobre sua mudança; você deseja garantir que sua empresa permaneça aberta durante a mudança ou que haja o mínimo de interrupções possível. Informe a companhia telefônica quando a mudança ocorrer e peça que os telefones estejam instalados e prontos para operar no novo local um dia antes da data de chegada, apenas para garantir que o sistema esteja em funcionamento na data de chegada.
Peça à empresa para configurar um sistema de encaminhamento de chamadas a partir do dia da sua mudança. Se sua empresa estiver alterando números de telefone, solicite que um aviso seja adicionado ao seu número antigo, informando os chamadores sobre a alteração do número de telefone. Depois que você se mudar, é uma boa ideia ligar para seu número antigo para garantir que o serviço esteja em vigor. Além disso, verifique se o seu novo número comercial e endereço estão atualizados no próximo catálogo telefônico e diretório.
Correios, e-mail e contas de mídia social
Notifique a agência postal da sua mudança e providencie para que o correio seja encaminhado por alguns meses após a mudança. Conforme observado anteriormente, adicione um aviso de movimentação às linhas de assinatura dos funcionários antes e depois da movimentação; após a mudança, a assinatura deve solicitar ao destinatário que anote a alteração de endereço e informações de contato.
Além disso, empresas de courier regulares que buscam e saem também devem ser notificadas sobre a alteração de endereço e quaisquer alterações nos serviços.